¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento es el proceso de crear, capturar, estructurar, almacenar, analizar y compartir conocimiento dentro de una organización para lograr eficiencia operativa. Dado que todas las organizaciones dependen de los datos, las herramientas de gestión del conocimiento te ayudan a garantizar una toma de decisiones eficaz. La forma en que las organizaciones gestionan los datos (o el conocimiento) afecta directamente tu productividad, crecimiento y resiliencia. Los sistemas eficaces de gestión del conocimiento te permiten acceder a la información de manera rápida cuando la necesitas. El resultado es una mejor colaboración, tiempos de respuesta más rápidos, mejor servicio al cliente y mejores resultados comerciales en general.

La gestión del conocimiento captura, registra y difunde información esencial de los datos del equipo y de la organización a las noticias internas y externas. Las tendencias del mercado, los informes de rendimiento, los documentos de estrategia, los flujos de adquisiciones y más conforman la red de información que, cuando se gestiona de manera eficaz, puede mejorar la eficiencia operativa.

La gestión del conocimiento depende de un sistema de gestión del conocimiento, compuesto por bases de datos y protocolos. La gestión eficaz del conocimiento también requiere comprender los procesos, críticos o auxiliares, que apoyan las operaciones de una organización. A medida que aumentan los volúmenes de datos y las empresas se convierten en modelos distribuidos, la gestión eficiente del conocimiento les ofrece más agilidad, velocidad y mejores conocimientos. Aquí es donde entra en juego la búsqueda. Al aprovechar el poder de la búsqueda y la tecnología de IA de búsqueda para impulsar los sistemas y las capacidades de gestión del conocimiento, las organizaciones potencian su toma de decisiones e impulsan la innovación.

Las organizaciones se basan en tres tipos principales de conocimiento: conocimiento explícito, conocimiento tácito y conocimiento implícito. El conocimiento explícito, implícito y tácito desempeñan diferentes funciones dentro de una organización. A menudo, se describen como conocimiento del qué, del cómo y del porqué, respectivamente. Comprender qué tipo de información pertenece a cada tipo de conocimiento es clave para una gestión efectiva del conocimiento, lo que guía la identificación, la captura y el almacenamiento del conocimiento.

Conocimiento explícito

El conocimiento explícito se define como el conocimiento que se puede definir, registrar y difundir con facilidad. Es el tipo de conocimiento que se comparte más fácilmente. El conocimiento explícito puede incluir procedimientos operativos, políticas de la empresa, reportes de investigación, datos financieros e históricos, preguntas frecuentes aprobadas y mucho más. Si puedes decirlo o escribirlo, entonces es conocimiento explícito.

Las empresas necesitan conocimientos explícitos para capacitar a los nuevos empleados, mantener el control de calidad y garantizar el cumplimiento de las normativas. Los repositorios de conocimiento, como los procedimientos operativos estándar de una empresa, contienen conocimiento explícito y guían a los empleados en una variedad de tareas. Al gestionar el conocimiento explícito de forma efectiva, las organizaciones mejoran su eficiencia y resiliencia: los equipos pueden reducir los errores y garantizar que se siguen las mejores prácticas de forma coherente. 

Conocimiento tácito

El conocimiento tácito es el conocimiento que se obtiene de la experiencia individual y es más difícil de definir. Incluye el conjunto de instintos, intuición y habilidades adquiridas con el tiempo. Obtener conocimiento tácito es más complejo que acceder a conocimiento explícito. Se puede transferir a través de mentoría, trabajo en conjunto, espacios y experiencias compartidos, y aprendizaje. 

Un ejemplo de conocimiento tácito podría ser la forma en que un director de proyecto interpreta las necesidades de un cliente: puede entender a través de su intuición y años de experiencia que el cliente necesita actualizaciones más frecuentes y un enfoque más colaborativo de los entregables para mantener una relación exitosa. Es posible que el director del proyecto no sea capaz de explicar claramente su instinto, pero tendrá el conocimiento tácito necesario para tener éxito. 

Conocimiento implícito

El conocimiento implícito, aunque a veces se usa de manera indistinta con el conocimiento tácito, se puede definir como la aplicación del conocimiento explícito, es decir, el know-how. Aún no se ha codificado, pero sirve de puente entre el conocimiento explícito y el tácito. Por ejemplo, un programador puede consultar a un compañero para comprender qué curso de acción tomar en caso de un problema específico. Su colega compartirá sus conocimientos implícitos para ayudar a resolver problemas.  

Para registrar el conocimiento implícito, las organizaciones pueden fomentar prácticas reflexivas, como informes o revisiones posteriores al proyecto, durante las cuales los empleados pueden analizar sus experiencias y conocimientos. Esto aumenta la visibilidad implícita del conocimiento, lo que lo hace accesible a otros, y sirve al proceso de gestión del conocimiento dentro de una organización.  

En última instancia, las organizaciones pueden confiar en los 5 pilares de la gestión del conocimiento: propósito, personas, proceso, plataforma y rendimiento.

1. Propósito: la pregunta que se debe hacer aquí es cuáles son los objetivos generales de la organización y cómo puede el conocimiento contribuir y ayudar a lograr esas metas estratégicas.
2. Personas: las personas con las habilidades adecuadas pueden contribuir a los conocimientos de una organización. La gestión del conocimiento también depende de entender las necesidades de los usuarios finales y las partes interesadas.
3. Proceso: la gestión del conocimiento está ligada a los sistemas, el gobierno y las políticas de la organización, y garantiza que se sigan de manera eficiente.
4. Plataforma: capturar y compartir conocimientos depende de encontrar las herramientas, los enfoques técnicos y las soluciones ideales.
5. Rendimiento: como en cualquier proyecto de gestión, es esencial medir continuamente el rendimiento con respecto a los objetivos de la organización y establecer un bucle de retroalimentación.

Al definir estos componentes, las organizaciones pueden formar estrategias personalizadas y establecer sus propias mejores prácticas para iniciar flujos de trabajo eficientes, elegir las herramientas adecuadas, identificar a las partes interesadas y medir el éxito de las iniciativas de gestión del conocimiento.

El proceso de gestión del conocimiento varía de una organización a otra de la misma manera que lo hacen los procesos y las prácticas estándar. Sin embargo, la gestión del conocimiento efectiva es, en esencia, un proceso sistemático, a veces definido por cuatro C: creación, captura, curaduría y colaboración. Si bien puede haber variaciones en los nombres que se dan a las diferentes etapas del proceso, capturar, almacenar, compartir y utilizar el conocimiento dentro de una organización suele implicar los siguientes pasos:

1. Creación de conocimiento

El primer paso en el proceso de gestión del conocimiento es identificar qué conocimiento existe en la organización y qué información es crítica para las operaciones. Esta es la creación de conocimiento. Comprender la diferencia entre conocimiento explícito, tácito e implícito en este paso es fundamental para establecer los siguientes pasos en el proceso de gestión.

2. Captura de conocimiento

Una vez adquirido el conocimiento, hay que capturarlo, registrarlo o codificarlo. Las organizaciones pueden documentar conocimientos explícitos en bases de datos estructuradas como hojas de cálculo o manuales. El conocimiento implícito y tácito se puede capturar mediante entrevistas, programas de tutoría o estudios de casos antes de almacenarlo.

3. Almacenamiento de conocimiento

El almacenamiento del conocimiento es un paso clave en el proceso de gestión del conocimiento. Cómo y dónde se almacena la información determina la facilidad de acceso por parte de las partes interesadas. Este paso requiere la existencia de un sistema de tecnología de la información o sistema informático: aquí es donde el conocimiento se convierte en información, que a su vez se convierte en datos. La mayoría de los tipos de conocimiento se clasifican como datos no estructurados en un sistema de IT y se almacenan en repositorios de conocimiento o bases de datos. Los diferentes tipos de datos pueden requerir un formato diferente para caber en repositorios determinados.

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4. Intercambio de conocimiento

Una vez que el conocimiento ha sido adquirido, capturado y almacenado, se puede compartir para uso personal y colectivo en una organización mediante capacitación, información e intercambio. El éxito del intercambio o la difusión de conocimientos está relacionado con la cultura organizacional: si una empresa fomenta el intercambio de conocimientos desde cero, ayuda a la difusión de la información. Esto, a su vez, puede ayudar a la organización a mantener una ventaja competitiva a través de una mayor productividad, una mejor moral y, en última instancia, una mayor resiliencia.

5. Revisión y actualización de conocimientos

La revisión y actualización de conocimientos es una parte vital de lo que es, en general, un proceso continuo y constante. A medida que el conocimiento evoluciona, también se debe capturar. La información desactualizada puede ser un problema en cualquier máquina organizacional. Por eso, es importante realizar revisiones de conocimientos frecuentes a través de auditorías y actualizar el conocimiento según sea necesario.

Cuando se hace como corresponde, los beneficios de la gestión del conocimiento se extienden desde el rendimiento interno hasta el crecimiento empresarial. Las organizaciones consumen y producen información para funcionar. Comprender, aprovechar y aplicar esta información a las prácticas comerciales mantiene a las empresas competitivas. Los sistemas de gestión del conocimiento efectivos influyen en la productividad, la eficiencia y el resultado final al optimizar la eficiencia operativa e impulsar la innovación.

Mejor rendimiento

Acceder a la información cuando la necesitan, casi sin inconvenientes, permite a los empleados tomar decisiones más rápidamente, colaborar mejor y trabajar con más eficacia. Como resultado, mejora el rendimiento general de la organización.

Mejora del análisis competitivo

La gestión del conocimiento que se adapta a una organización, en la etapa de identificación del conocimiento del proceso, tendrá en cuenta qué datos son relevantes para la empresa. Al recopilar, procesar y almacenar información relacionada con las tendencias del mercado, los competidores y las preferencias de los clientes, las organizaciones obtienen una ventaja sobre sus procesos de análisis competitivo.

Mejora continua

El intercambio de conocimientos contribuye a la mejora continua dentro de la organización. Cuando los empleados aprenden unos de otros y tienen acceso a información actualizada, la organización se beneficia, especialmente si ha implementado una cultura de intercambio de conocimiento. La captura de conocimiento también forma parte de un ciclo de retroalimentación continuo que respalda el refinamiento de procesos, productos y servicios.

Fomentar la innovación

Cuando el conocimiento se comparte con libertad y es fácilmente accesible, la innovación puede prosperar. Una gestión del conocimiento exitosa facilita el intercambio de ideas, fomenta la colaboración y ayuda a romper los silos al conectar piezas dispares de información. Esto lleva a innovaciones revolucionarias. Al hacer que el conocimiento sea más accesible y fomentar una cultura de intercambio de conocimiento, las organizaciones pueden aprovechar la inteligencia colectiva de su fuerza laboral para generar nuevas ideas y soluciones.

La identificación de estrategias exitosas de gestión del conocimiento puede comenzar con la comprensión de cómo falla la gestión del conocimiento. El acaparamiento de conocimiento (la lucha contra el intercambio de conocimiento) puede generar importantes brechas de conocimiento y reducir activamente la productividad. Compartir información obsoleta puede tener un impacto igualmente negativo en el resultado final. Lo más común es que la búsqueda de información consuma tiempo y recursos, la antítesis de la productividad y la eficiencia. Una gestión del conocimiento efectiva se basa en estas estrategias:

• Cultura organizacional y liderazgo: la cultura es el antídoto contra el acaparamiento del conocimiento o la custodia, y el núcleo de un sistema de gestión del conocimiento exitoso. Un entorno que fomente y recompense activamente el intercambio de conocimiento (explícito, implícito y tácito) ayuda a la colaboración y la productividad e impulsa la innovación.

• Incentivos y recompensas: para cimentar una cultura de intercambio de conocimiento, las organizaciones pueden implementar incentivos y recompensas para sus empleados. Animar a los empleados a participar en la gestión del conocimiento ayuda en última instancia al proceso continuo en general: reemplazar la información obsoleta es fundamental para el éxito de la gestión del conocimiento. La implementación de un protocolo para actualizaciones frecuentes de conocimientos puede ayudar a lidiar con el flujo constante de información que fluye a través de una organización.

• Sistemas de gestión del conocimiento: los sistemas de gestión del conocimiento (KMS) son cruciales para la captura, el almacenamiento y la difusión del conocimiento. Para que estos sistemas sirvan a sus usuarios, deben ser fáciles de usar, accesibles y estar integrados con las herramientas necesarias.

  La búsqueda de información puede ser el mayor obstáculo para la eficiencia. La implementación de herramientas de búsqueda en los sistemas de gestión del conocimiento es crucial para la difusión y aplicación del conocimiento efectivas. El aprovechamiento de la IA a través de aplicaciones de búsqueda conversacional también puede considerarse el siguiente paso en las integraciones de búsqueda y gestión del conocimiento.

• Capacitación y desarrollo: si bien implementar una cultura de intercambio de conocimientos, incentivos y recompensas es una estrategia clave para una gestión del conocimiento efectiva, debe reforzarse con la capacitación y el desarrollo de los empleados. Esto asegura la estandarización de la gestión del conocimiento dentro de la organización y da como resultado una fuerza laboral empoderada.

La búsqueda es clave para una gestión del conocimiento efectiva. Elasticsearch es una herramienta altamente escalable para crear experiencias de búsqueda en bases de conocimiento internas, independientemente del tamaño de la organización o del volumen de datos.

Las capacidades de búsqueda avanzada de Elastic, impulsadas por IA, ayudan a minimizar el tiempo de búsqueda al centralizar las fuentes, mejorar la relevancia mediante el machine learning y unificar los datos en una sola plataforma.

Con Elastic Observability, las organizaciones pueden mejorar sus procesos de administración del conocimiento con análisis en tiempo real, visibilidad de sistemas entre verticales e información procesable.

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